En la empresa las funciones administrativas del dirigente se establecen por las acciones orientadas a planear, organizar, dirigir y controlar todos los elementos que la integran. Cuando estas funciones se hacen de manera lógica (secuencial), ordenada y disciplinada (sistemáticamente), entonces se dice que se establece un círculo virtuoso al que se le denomina proceso administrativo (véase figura 3). El proceso administrativo, al dividir y ordenar las acciones que se llevan a cabo en la empresa, permite optimizar el trabajo que se desarrolla en ella.
En este sentido se afirma que la administración está orientada a resolver los problemas sustantivos que enfrentan las empresas en su camino hacia el logro de la misión organizacional y la competitividad. Los estudios acerca del proceso administrativo caracterizan diferentes etapas en él (véase cuadro 1); sin embargo, las cuatro etapas básicas son: planear, organizar, dirigir y controlar, mostradas en la figura 3 (p. 397).
Para las funciones administrativas existen diversas definiciones. De modo sintético se plantean las más utilizadas:
Tiene como propósito el establecimiento de acciones que permitan decidir dónde se van a aplicar los recursos tecnológicos, financieros y humanos; qué estrategias se van a llevar a cabo para que la empresa se adapte al medio que la rodea y asegure su permanencia en el mercado; cómo se van a coordinar las funciones para un mejor uso de los recursos. Su importancia radica en que es fundamental para cualquier entidad social y es la base de las otras etapas. La esencia de la planeación es conducir a la empresa hacia la superación, mediante el establecimiento de estrategias genéricas integradas en planes que darán lugar a programas, y posteriormente a proyectos específicos que proporcionen un mayor margen de éxito. Esta etapa permite disminuir los riesgos inherentes a la toma de decisiones en cualquier actividad organizacional.
Es el acto de coordinar las actividades que van a realizar las personas. Lo que se busca es la máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados en la etapa anterior. Esto se realiza por medio de la estructuración de las relaciones que se establecen entre funciones y actividades, así como entre los diferentes niveles de los elementos humanos y materiales de los organismos sociales, lo cual simplifica las funciones sociales del sistema.
En esta etapa se ponen en marcha los lineamientos que se establecieron en las etapas de planeación y organización. Con la dirección se buscan lograr normas de conducta deseables en todos los integrantes de la empresa, estableciendo una adecuada comunicación entre los participantes. Si la persona encargada no cuenta con los conocimientos y habilidades necesarias para dirigir al personal, lo más seguro es que no se llegue a los resultados esperados. Generalmente, en esta etapa se consideran como variables sustantivas el liderazgo, la toma de decisiones, la integración de equipos, la motivación de las personas, el establecimiento de una comunicación adecuada, así como la supervisión y superación del personal involucrado.
Como función del proceso administrativo, la naturaleza del control consiste en supervisar todos los niveles de la organización mediante mecanismos que permitan evaluar el trabajo realizado de acuerdo con la planeación, la organización y la dirección. El control tiene que ser oportuno y accesible para reflejar las actividades y procesos involucrados. Debe aplicarse a todas las actividades y personas encargadas de ejecutar diferentes actividades dentro de una organización. Su objetivo es detectar desviaciones y errores en las actividades antes de que éstas prosigan para permitir, con ello, corregir el rumbo de acuerdo con lo planeado.
